Отчёт о командировке: как составить и для чего он нужен

Последние изменения: Январь 2021

Командировочные расходы в целях налогообложения условно относятся к расходам двойного назначения. Отнесение к уменьшению налогооблагаемой прибыли возможно только при обосновании связи затрат с хозяйственной деятельностью предприятия. Доказательная база – подтверждающие документы, ведущую роль в числе которых занимает отчёт о командировке, пример написания определяется целью исполняемой «миссии». От грамотности составления документа зависит признание поездки служебной, расчёт с работником, включающий возмещение расходов работодателем или отказ.

Необходимость «командировочной» отчётности

С 08.01.2015 года «командировочный» документооборот упрощён. Среди официальных документов, обязательных для предоставления, отменены:

Обязательными документами, необходимыми и достаточными для проведения расходов по бухгалтерскому учёту и окончательного расчёта с подотчётным лицом, считаются:

1. Приказ (распоряжение) руководителя, включающий:
   
   • ФИО и должность командируемого лица;
   • цель поездки;
   • срок, отсчитываемый с момента выбытия до момента прибытия;
   • поставленные задачи для выполнения.

2. Авансовый отчёт по командировке – бланк унифицированной формы о произведённых расходах, утверждённый Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 года с обязательным приложением подтверждающих документов, включая:
   
   • транспортные проездные билеты, багажные квитанции и квитанции камер хранения;
   • гостиничные счета или иные документы о найме помещения для проживания;
   • комиссионные сборы и пошлины;
   • расходы по обмену валют;
   • копия загранпаспорта, прилагаемая для подтверждения пересечения границы согласно отметкам пограничников;
   • путевые листы, чеки заправочных станций, прилагаемые к отчёту по командировочным расходам для подтверждения затрат ГСМ при передвижении на служебном или личном транспорте.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Информация № ПЗ-10/2012 о вступлении в силу с 1 января 2013 года федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Авансовый отчёт содержит раздел по полученному авансу и сумме расходов по документам и суточным, устанавливаемым руководителем, но типовой бланк не включает информации о выполнении производственного задания, отражённого в приказе. Поэтому образец отчёта о командировке в свободной форме или в регламентированной для каждой цели поездки должен быть утверждён внутренними документами.

Положение о командировке

Ввиду передачи документального командировочного регламента от законодателя непосредственно предприятиям целесообразно разработать специальное положение – внутренний локальный документ, включающий нюансы и порядок составления документооборота от приказа до отчёта о выполнении задания по командировке. В типовом положении целесообразно предусмотреть:

1. Порядок выдачи аванса. Формально аванс можно выдавать с момента издания приказа о поездке с расчётом на предварительный заказ транспортных билетов.
2. Регламент документооборота. Как написать отчёт по командировке, образец не предусмотрен. Предприятие вправе разработать собственный шаблон или воспользоваться готовыми унифицированными формами Т-10 и Т-10а, утверждёнными Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 года. В состав обязательных документов необходимо включить:
   
   • командировочное удостоверение, отражающее срок, цель и местонахождение организации, куда направляется сотрудник. Отметки о дате прибытия и выбытия принимающей стороны не являются обязательными;
   • служебное задание, унифицированная форма включает краткий отчёт о выполнении задания в командировке, образец Т-10а предусматривает заключение о результатах и выводах руководителя о проделанной работе.

Если задание не выполнено, то в отчёт по командировке вносится соответствующая запись непосредственного начальника.

Причины невыполнения излагаются командированным лицом в докладной записке или пояснении, подаваемой руководителю организации для принятия дальнейших действий:

3. Размер суточных. В положении возможна дифференциация размеров, устанавливаемых в зависимости от категории работника, степени важности проблем для решения, уровня выполнения задания. Если работник справился с заданием частично, то можно предусмотреть «вилку» суточных, и производить конкретную выплату прямо пропорционально оцененной степени полезности поездки. В соответствии со статьёй 217 НК РФ не облагаются НДФЛ и социальными взносами выплаты за полные или неполные сутки пребывания, включая дорогу, в пределах:
   
   • 700 рублей – по территории России;
   • 2500 рублей – при поездках за границу вне зависимости от страны направления.

4. Непредвиденные обстоятельства. Типовой ситуацией может послужить необходимость продления поездки в случае переноса запланированной встречи, проблем с транспортными билетами, отсутствия необходимой продукции у поставщика. В положении целесообразно предусмотреть алгоритм продления:
   
   • докладная записка работника о возникновении непредвиденной ситуации;
   • приказ о продлении либо возвращении по предусмотренным ранее документам с исключением невыполненного пункта из перечня, содержащегося в задании.

Алгоритм составления

Ключевой документ, содержащий результат о проделанной работе – отчёт о выполнении задания по командировке. Поскольку служебные поездки отличаются по целям и задачам, то и результат выполнения оформляется не по стандарту. Рекомендован алгоритм составления в зависимости от вида поездок:

1. Отчёт о командировке на выставку, тематический семинар, симпозиум обязан содержать:
   
   • перечень раздаточных материалов;
   • проспекты, фотографии, каталоги, брошюры и другие печатные издания;
   • приглашения принимающей стороны на посещение мероприятия с отметкой о принятии участия организаторами.

2. Если цель командировки – обмен опытом, отчёт целесообразно составить с указанием посещения предприятий, занимающихся аналогичной деятельностью. В ходе выполнения важно:
   
   • ознакомление с технологическим процессом производства;
   • изучение торговой марки, преимуществ на потребительском рынке;
   • заключение договоров поставки, официального представительства, как дилера в регионе.

3. В образец отчёта о командировке за границу целесообразно включить процесс проведения переговоров, желание оформить контракт в сфере внешнеэкономической деятельности, рассмотреть размеры таможенных пошлин и сборов, установленных в принимающей стране, изучить группы товаров, выгодные для импортирования и экспортирования с учётом таможенных платежей.
4. Отчёт по командировке о посещении структурных подразделений должен содержать:
   
   • перечень «удостоенных визита» официальных представительств и филиалов;
   • выполнение конкретных работ в подведомственных подразделениях, включая информационно-консультационные услуги, обучение специалистов тематике деятельности, установка оборудования и обновление программного обеспечения и технологического процесса.

Отмена обязательного документооборота возложила на предприятие ответственность за составление, разработку специальных документов, издание положения, предусматривающего алгоритм оформления расходов от приказа до отчёта по выполнению командировочного задания.

Недостаточность доказательств позволяет проверяющим структурам не засчитать поездку командировкой, исключить расходы из состава налоговых, доначислить платежи по прибыли, а понесенные расходы работником приравнять к зарплате с удержанием НДФЛ и начислением взносов в страховые фонды.

© 2021 zakon-dostupno.ru