Кадровые документы


Кадровые документы

Единый кадровый документооборот, обязательный для использования субъектами предпринимательства, законодательными актами не определён. Однако организация делопроизводства – следующий шаг после регистрации, поскольку грамотное оформление кадровой документации регулирует отношения работодателя и наёмного персонала, минимизирует штрафные санкции при проверках, служит гарантом успешного исхода судебных процессов при возникновении конфликтов.

Внутренняя локальная документация

Организация кадрового документооборота начинается с утверждения положений, касающихся абсолютно всех сотрудников. При приёме на работу хоть одного человека кадровая работа становится обязанностью не только юридического лица, но и индивидуального предпринимателя. К основным документам, регулирующим трудовой процесс и взаимодействие сторон, относятся:

  1. Коллективный договор, ставящийся в категорию обязательных документов при волеизъявлении о составлении любой из сторон (руководства или наёмного персонала).
  2. Правила внутреннего трудового распорядка, прописывающие:
    • режим рабочего времени;
    • условия привлечения к труду сверх установленной продолжительности;
    • сменность, дистанционную и удалённую работу.
  1. Положения об оплате труда и премировании, оговаривающие:
    • тарифные сетки и сдельные расценки;
    • надбавки за квалификацию и расширение зон обслуживания;
    • премии за достигнутые производственные показатели.
  1. Положение о персональных данных, включающее состав, порядок обработки и передачи третьим лицам (ст.88 ТК РФ).
  2. График отпусков, составляемый ежегодно за две недели до окончания года (ст.123 ТК РФ).
  3. Табеля учёта рабочего времени в разрезе каждого сотрудника, служащие основанием для начисления зарплаты (ст.91 ТК РФ).
  4. Штатное расписание, устанавливающее количество замещаемых должностей и оклады.

Неунифицированные формы приказов составляются предприятием самостоятельно и назначается круг ответственных лиц по ряду вопросов. Необходимо разработать журнал регистрации приказов, куда вносить издание распоряжений руководства в хронологической последовательности.

Личная документация

В разрезе каждого работника ведётся личная документация, где отражаются все кадровые передвижения, условия труда и его оплаты, включая:

  • издание приказа о приёме с указанием штатной должности;
  • подписываемый в двухстороннем порядке трудовой договор;
  • ведение трудовой книжки, формат которой (бумажный или электронный) выбирается работником;
  • личную карточку, отражающую сведения о кадровых передвижениях и страховом стаже;
  • расчётный листок, содержащий составляющие фонда оплаты труда и информацию об удержаниях.
К обязательным документам не относятся должностные инструкции, но их составление обезопасит компанию от излишней «художественной самодеятельности» инициативных работников и защитит при возникновении спорных ситуаций.

Нестандартные ситуации

Ряд кадровых документов предусматривает ознакомление под роспись, но не всегда сотрудник желает подписывать документ, особенно при несении негатива, например, увольнение по статье за неисполнение должностных обязанностей. Отказ от подписи не лишает документ юридической силы, однако на приказе необходимо сделать соответствующую пометку (ст.84.1 ТК РФ). Дополнительно рекомендуется составить акт, содержащий:

  • краткое описание фактов и обстоятельств возникшей ситуации;
  • формулировку выводов в отношении увольняемого;
  • подписи членов комиссии с участием кадровой службы.
В оформлении акта заинтересован работодатель, поскольку при обращении работника в ГИТ или суд документ выступит доказательством принятых мер руководством по информированию об увольнении и его причинах. Отсутствие оповещения способно оказать помощь работнику при восстановлении и выплате компенсации за вынужденный прогул.

Подобная проблема может возникнуть при отказе работника написать объяснительную записку в предусмотренных законодательством случаях, например, при выявленном нарушении трудовой дисциплины (ст.193 ТК РФ). Тогда также составляется акт произвольной формы, обеспечивающий легитимность принятых мер в отношении виновника.

Роль кадровых документов «возросла в цене» с 01.01.2015 года после увеличения штрафных санкций для юридических лиц за нарушение трудового законодательства до 100 тысяч рублей и занятия судебными инстанциями позиции контролёров или инициаторов трудовых споров.

 

© 2022 zakon-dostupno.ru

Справка с места работы

Справка с места работы

Трудоустроенные граждане могут запрашивать и получать...

Как составить акт об отказе писать объяснительную записку

Как составить акт об отказе писать объяснительную записку

Обязанность администрации перед наказанием провинившегося...

Отказ работника от подписания приказа: действия кадровой службы

Отказ работника от подписания приказа: действия кадровой службы

Любой кадровое решение с изданием приказа предполагает...

Как написать служебную записку: образец правила составления

Как написать служебную записку: образец правила составления

В деловом общении между структурными подразделениями...

Положение о суммированном учете рабочего времени

Положение о суммированном учете рабочего времени

Иногда на предприятиях устанавливается особый режим,...

Приказ об увольнении: правила и образцы заполнения

Приказ об увольнении: правила и образцы заполнения

Завершение договорных отношений между работодателем и...

Журнал регистрации приказов

Журнал регистрации приказов

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной...

Приказ о назначении ответственного лица

Приказ о назначении ответственного лица

Принятое внутреннее совмещение профессий, отсутствие штатных...

Сотрудничество с юристами
Консультация юриста