Последние изменения:
Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.
Виды журналов регистрации
Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.
Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.
Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов. В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:
- приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
- прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
- оплата труда, доплаты и премирование;
- отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
- длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.
В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:
- ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
- кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
- дисциплинарные взыскания.
- изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
- утверждения обновления штатного расписания;
- назначения работников на руководящие посты;
- сокращение численности.
Порядок оформления
Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.
Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:
- на титульной странице;
- на последнем листе;
- в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.
Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.
Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.
Титульный лист журнала регистрации приказов (24,5 KiB, 3 703 hits)
Лист с перечнем ответственных лиц за ведение журнала приказов (33,5 KiB, 2 197 hits)
Лист с таблицей журнала приказов по личному составу (36,5 KiB, 3 694 hits)
Лист с таблицей журнала приказов по основной деятельности (37,0 KiB, 4 130 hits)
Регистрация приказов
Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:
- Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
- Название распорядительного документа.
- Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
- Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
- отпуска;
- приём или увольнение;
- внесение изменения в штатное расписание;
- перевод на другую должность;
- назначение совмещения.
- Информация о сотруднике – виновнике составления.
- Краткое содержание, находящееся в преамбуле.
Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.
Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:
© 2021 zakon-dostupno.ru