Последние изменения:
В деловом общении между структурными подразделениями используется служебная записка, образец составления которой зависит от излагаемой сути. Документ отличается краткостью, чёткостью обозначенной проблемы и улучшает совместную работу отделов, помогая в быстром решении производственных вопросов.
Цель составления
Формат служебной записки, как и сам документ, отсутствует в общероссийском классификаторе. В деловой практике рекомендуется составлять в соответствии с общими требованиями, выдвигаемыми стандартами по отношению к документации. Отличительная особенность служебной записки – направление по «горизонтали» для обеспечения коммуникаций между подразделениями. Как правило, адресат и адресант занимают равнозначные должности в иерархической структуре.
Текст служебной записки содержит:
- просьбу об обеспечении материальными ресурсами, о предоставлении необходимой информации, об уточнении рабочих моментов;
- предложения относительно дальнейшего взаимодействия, удобного для подразделений в связи с произошедшими кадровыми изменениями и перестановками;
- сообщения о служебной информации, ставшей известной автору и касающейся подразделения адресата.
Шаблон написания служебной записки
Унифицированной формы документа не существует. Однако образец служебной записки должен отличаться краткостью, лаконичностью изложения, чёткостью формулировки вопросов и предложений по их решению.
Бланк служебной записки (24,5 KiB, 159 hits)
Служебная записка (образец написания) (25,0 KiB, 157 hits)
Шаблон написания следующий:
- Шапка с указанием структурного подразделения, занимаемой должности и ФИО адресата, даты составления и присвоенного номера исходящей корреспонденции.
- Наименование и краткий заголовок, указывающий на суть. Например, «Об обеспечении канцелярскими принадлежностями», «О предоставлении информации о движении денежных средств» и т.д.
- Повествовательная часть, излагающая суть проблемы, требующей решения на уровне подразделений.
- Предлагаемые автором варианты решения или просьба организоваться в кратчайшие сроки с указанием конкретных дат в случае необходимости.
- Указание адресанта (ФИО, должность и структурное подразделение или отдел).
Написать служебную записку можно на бумажном носителе формата А4 или отправить по электронной почте получателю. Целесообразно в соответствии с принятым регламентом документооборота получить подтверждение о прочтении.
При отправке в электронном формате важно запрашивать уведомление о получении отправленного сообщения, проставляя отметку в соответствующем окне. Уведомление послужит гарантией отправителю о действительной отправке письма конкретному адресату в требуемые сроки и сформулированной проблемой и предложенными путями решения.
Рекомендации по составлению
Панацеи, как правильно пишется служебная записка, не существует. Отталкиваясь от цели составления, необходимо предельно чётко обозначить проблему и выразить конкретные желания, направленные получателю. Если цель служебной записки – информирование сотрудника о проблеме для дальнейшей совместной ответственности в случае непринятия решения, то акцент необходимо сделать на повествовательной части. Если требуются конкретные меры от адресата, то указать на последствия в случае игнорирования документа.
Желаемый объём текста не должен превышать 6-7 строк. Тестовые обороты, не несущие смысловой нагрузки, типа «довожу до вашего сведения», «учитывая вышеизложенное» желательно исключить. Как начать служебную записку без шаблонных фраз и как закончить? Важно сразу обозначить проблему, не отвлекая на «словесный мусор» внимание получателя, а в завершении сформулировать ясно сроки и желаемые действия коллеги.Краткое изложение фактов без отвлечения на не имеющие прямого отношения к делу детали – залог для продуктивной совместной работы с сотрудником и одновременно возможность разделить ответственность в случае возникновения негативных последствий. От того, как выглядит служебная записка, насколько чётко обозначены задачи, зависит дальнейшее принятие решения руководством при последующем разбирательстве.
Образец служебной записки о депремировании (17,2 KiB, 330 hits)
Образец служебной записки о наложении дисциплинарного взыскания (20,6 KiB, 275 hits)
Пример служебной записки на повышение в должности (25,0 KiB, 339 hits)
Служебные записки наряду с докладными и объяснительными относятся к документам внутренней деловой переписки и подлежат хранению в архиве предприятия в течение пяти лет. Поэтому при проверках на протяжении данного периода и выявлении нарушений автор может доказать максимум приложенных усилий со своей стороны.
Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:
© 2020 zakon-dostupno.ru
