Перевод сотрудников на удаленку: как оформить правильно, права и обязанности работодателя

Содержание:

Варианты перевода на удаленку через трудовой договор, допсоглашение или приказ
Порядок перевода на удаленную форму работы
Как составить приказ
Как указать место работы
Мнение экспертов о сохранении удаленной занятости после пандемии
Часто задаваемые вопросы

Последние изменения: Январь 2022

Дистанционная работа – явление не новое, однако только в период пандемии большинству компаний пришлось в срочном порядке переводить сотрудников на удаленку, адаптируясь к сложной ситуации. Сможет ли работодатель оформить перевод работников на удаленку, зависит от особенностей бизнеса и выполняемых трудовых обязанностей.

Еще в 2019 году Росстат сообщал, что официально на дистанционной работе было оформлено только 30 тысяч человек из 67 миллионов трудоустроенных. К началу 2021 года становится очевидным, что дистанционные трудовые отношения имеют потенциал и будут развиваться и далее.

Варианты перевода на удаленку через трудовой договор, допсоглашение или приказ

У нового формата сотрудничества немало преимуществ, однако есть и некоторые недостатки, связанные с организационными и психологическими трудностями. Многие предприятия, вынужденные переводить персонал на удаленку в 2020 году, столкнулись со сложностями оформления трудовых отношений, поскольку стандартный договор с наемным работником не отображал возможности сотрудничества вне офиса или территории производства.

С 2021 года работодатели и работники должны следовать положениями принятого 08 декабря 2020 года закона № 407-ФЗ. Этим законодательным актом утверждаются поправки в гл. 49.1 Трудового Кодекса и появляются новые пункты, посвященные решению организационных моментов и защите труда персонала на удаленке – ст.312.6-312.9. В новых положениях есть описание правил перевода.

Если изначально в договоре с работодателем нет указаний о возможности дистанционного выполнения поручений руководства, заключается отдельное допсоглашение к контракту с установлением дистанционного режима на постоянной основе.

Есть еще один вариант, когда внешние обстоятельства или региональный законодательный акт вынуждают временно вводить удаленку. В таком случае, согласие сотрудника о переходе на дистанционный формат не понадобится.

В обязанности работодателя входит предоставление всего необходимого для работы персонала удаленно. Это может быть передача компьютера или иных технических средств. Если нет возможности организовать техническое обеспечение, работник вправе рассчитывать на компенсацию и возмещение понесенных расходов (на аренду, закупку, обслуживание).

Основанием для перевода в условиях распространения коронавируса является подписанный руководителем организации приказ с указанием условий труда, графика и длительности трудового дня. Изменения в формате взаимодействия не должны сказываться на величине зарплаты.

Порядок перевода на удаленную форму работы

Если компании нужно срочно перевести на удаленку сотрудника, достаточно издать приказ. При этом, как утверждает Минтруд, необязательно иметь в трудовом контракте пункт, предусматривающий перевод на дистанционный сервис.

При составлении дополнительного соглашения к основному контракту сотрудник должен убедиться, что новый регламент не ухудшает условия трудовой деятельности.

Согласно новым законодательным нормам, предусмотрено 3 типа удаленной работы:

Дистанционная, с выполнением трудовых обязанностей вне расположения работодателя, филиала, представительства.
Временная дистанционная, предполагающая ограниченный по времени ввод нового формата в рамках контракта или допсоглашения к нему.
Комбинированная.

Для ввода временного режима после заключения трудового контракта должны наступить особые обстоятельства, на которые стороны трудовых отношений повлиять не могут.

Как составить приказ

Для составления приказа об удаленке понадобится указывать следующую информацию:

основание для перевода (чрезвычайная ситуация, другие обстоятельства);
ФИО работников, которые подлежат переводу (не всегда удается организовать выполнение обязанностей дистанционно, не посещая офис или иную территорию работодателя);
период, на который вводят дистанционный режим.

После устранения причины перевода, работники возвращаются в обычные условия труда, на установленном работодателем рабочем месте.

После издания приказа организуют ознакомление с ним всех сотрудников. В подписанные ранее договора вносить изменения не следует.

Как указать место работы

Особое внимание уделяют указанию места, где и как должен работать человек на удаленке. Закон не ограничивает варианты местонахождения работников – дома, на набережной, в парке или ином в общественном месте и т.д. Главное требование – чтобы сотрудник мог выполнять свои должностные обязанности без ухудшения качества работы и, при необходимости, имел устойчивую интернет-связь.

Отдельно следует остановиться на определении таких оснований для увольнения как невыход на работу, прогулы, поскольку в удаленном режиме своевременность начала и окончания труда проконтролировать сложно.

Мнение экспертов о сохранении удаленной занятости после пандемии

Находясь на дистанционке, сотрудники компаний отмечали немало положительных моментов, связанных с отсутствием необходимости присутствия в офисе, на выделенном рабочем месте:

Экономия расходов на проезд.
Сокращение времени, чтобы добраться на рабочее место.
Возможность работать независимо от установленного в семье карантина.
Оптимизация расходов на организацию рабочего процесса. Перерывы и кофе-брейк устанавливают в индивидуальном порядке и без расходов со стороны работодателя.
Меньше поводов для служебных конфликтов, поскольку общение опосредовано.
Больше свободы действий и самостоятельности при индивидуальном выполнении задач, поставленных работодателем.

Есть и минусы в удаленке, о которых предупреждают эксперты по поиску и работе с персоналом:

Отсутствие социализации. Из-за удаленности сотрудников в коллективе, многие отмечают недостаток живого общения.
Приходится часто отвлекаться на домочадцев, семью. Работать в домашних условиях способны не все, особенно если рядом находятся дети, другие родственники или жильцы. Не всегда удается создать оптимальные условия рабочего процесса.
Размытие границ рабочего дня. Не все способны к самоорганизации, разграничивая время на труд и отдых. Одним сложно настроиться на рабочий процесс, другие, наоборот, постоянно чувствуют себя на работе, даже в нерабочее время.
Повышенная тревожность. При отсутствии отлаженных схем взаимодействия возникают проблемы и сбои по внутренним коммуникациям, когда нет обратной связи, либо отсутствует ощущение работы в команде. Не зная отзыва о своей работе, сотрудник подвержен повышенной тревожности, ожидая банкротства, ликвидации, сокращения, увольнения.

Как утверждают эксперты, одной из главных задач работодателя должна стать организация качественного взаимодействия, используя доступные технические коммуникации. Руководители предприятия должны помочь персоналу быстрее адаптироваться к новому формату работы и контролю режима работников.

Руководство должно быть уверенным, что его приказы и распоряжения доведены до исполнителей, а почта регулярно проверяется. Имеет смысл сразу договориться о времени дистанционных перерывов или выходов на связь.

Успешное внедрение дистанционного процесса зависит от особенностей бизнеса и готовности предприятия к технической реализации удаленного режима работы. В то же время, развитие интернет технологий уже давно позволило заменить живой контакт онлайн взаимодействием между человеком и организациями. Большая часть россиян уже имеет зарегистрированные аккаунты на портале Госуслуге, дистанционно подавая заявления и записываясь к врачам. Если бизнес-схема, применяемая на предприятии, предусматривает онлайн-вариант взаимодействия между службами, отделами, коллегами, наладить удаленную работу будет легче.

В отдельных случаях специфика бизнеса предполагает личный контакт с потребителем услуги, заказчиком, требует участия работника в производственном процессе, на удаленку можно перевести лишь некоторую часть сотрудников.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Нужен ли специальный приказ о переходе на удаленный формат работы?

С 2021 года удаленная работа регулируется рядом новых поправок ТК РФ, принятых в декабре 2020 года. Если в договоре указана возможность удаленки, если заключено отдельное соглашение, в отдельном приказе на предприятии нет необходимости, поскольку работник уже предварительно дал согласие на новый режим работы.

Вопрос: Можно ли перевести на удаленку, не спрашивая согласия сотрудника?

Законодательством закреплен ряд ситуаций, когда выход на работу на обычное место работы влечет за собой угрозу жизни и здоровью человека. Тогда руководитель вправе издать приказ о переходе на дистанционный режим. Основанием для такого приказа может стать пожар, аварии, катастрофы, эпидемии.

Вопрос: Полагается ли переводить беременных на удаленную работу?

Следуя рекомендациям Минтруда и соцзащиты, на удаленную работу надлежит перевести, в первую очередь, беременных и родителей, воспитывающих недееспособных или несовершеннолетних детей. Работодатель обязан предпринять меры по переводу на дистанционный формат лиц с ограниченными физическими возможностями и пожилых работников от 65 лет.

Вопрос: Должна ли организация выделить компьютер своему работнику?

Если должностные обязанности предполагают работу с компьютером и онлайн-взаимодействие, работодатель обязан технически обеспечить своего работника. В законе об удаленке сказано, что обеспечить сотрудника нужно не только компьютером, но и специальными программами, иным оборудованием, если оно необходимо в работе.

Вопрос: Работодатель требует, чтобы сотрудник использовал личное оборудование для работы, законно ли это?

Использовать в работе собственные технические средства или нет, сотрудник решает самостоятельно. Работодатель должен компенсировать все расходы, которые понесет сотрудник, используя компьютер, оргтехнику, программы, домашний интернет.

Полезные материалы: